Umów się na spotknie
WE4MED

Centralizacja i automatyzacja procesu rozliczeń partnerów w systemie we4MED

Szybkie fakty

Klient
WE4MED
NAZWA PROJEKTU / OBSZARU
Centralizacja i automatyzacja procesu rozliczeń partnerów w systemie we4MED
BRANŻA / TYP KLIENTA
Usługi medyczne i assistance / dział operacyjny i finansowy

Klient

WE4MED

WE4MED to ogólnopolski operator usług medycznych i assistance, łączący opiekę zdrowotną z nowoczesnymi rozwiązaniami IT oraz siecią placówek i telemedycyną. Firma działa zarówno w modelu B2B, jak i B2C, oferując pakiety medyczne i usługi posprzedażowe w kooperacji z ubezpieczycielami.

Wyzwania przed rozpoczęciem projektu

  • Brak centralnego systemu do przyjmowania i weryfikacji danych od partnerów.
  • Ręczne raportowanie w wielu arkuszach Excel i różnych formatach.
  • Dublowanie pracy i opóźnienia w rozliczeniach.
  • Ryzyko błędów wynikających z niespójnych struktur danych.
  • Trudności w skalowaniu procesu przy większej liczbie partnerów i częstszych raportach.

Cele projektu

  • Centralizacja danych od partnerów w jednym systemie.
  • Automatyzacja weryfikacji i konwersji danych.
  • Ujednolicenie formatów raportów i archiwizacja historii zmian.
  • Skrócenie czasu rozliczeń i zmniejszenie liczby błędów.
  • Udostępnienie kokpitów menedżerskich do bieżącego monitorowania statusów.

Rozwiązanie

Realizacja wdrożenia

Rozwiązanie

  • Zbudowanie centralnego „wejścia” na dane od partnerów, przyjmującego wiele formatów (XLS, CSV, XML, e-mail/serwer).
  • Walidacje i alerty niezgodności danych, eliminujące braki pól i błędy w strukturach.
  • Automatyczne generowanie i konwersja raportów wyjściowych do wymaganych formatów.
  • Bezpieczne repozytorium danych – jedno źródło prawdy (single source of truth).
  • Kokpity menedżerskie w Power BI dla zespołów biznesowych.
  • Integracja procesów z PowerAutomate i PowerApps dla sprawnej automatyzacji i kontroli cyklu życia danych.

Korzyści

W ramach kolejnych prac wdrożono m.in.:

  • Szybsze rozliczenia partnerów – brak ręcznego łączenia plików.
  • Mniej błędów dzięki walidacjom i alertom.
  • Ograniczenie korespondencji ad-hoc – dane trafiają automatycznie do właściwych odbiorców.
  • Lepsza przejrzystość i bieżący wgląd w statusy dla zarządu i opiekunów partnerów.
  • Skalowalność procesu – dołączenie nowego partnera to konfiguracja, nie mini-projekt.
  • Pełna historia zmian i audyt danych, łatwiejsze wyjaśnianie rozbieżności.

Transformacja

Przed i po wdrożeniu

Obszar / Problem
Przed wdrożeniem
Po wdrożeniu
Obszar Narzędzie
Przed Arkusze Excel, ręczne raporty
Po
Centralny system we4MED + automatyzacja
Obszar Kontrola danych
Przed Brak spójności i weryfikacji
Po
Walidacje i alerty, jedno źródło prawdy
Obszar Ryzyko błędów
Przed Wysokie, ręczne korekty
Po
Minimalne, automatyczne sprawdzanie danych
Obszar Raportowanie
Przed Ręczne, czasochłonne
Po
Automatyczne raporty, konwersje i dystrybucja
Obszar Integracja
Przed Brak
Po
Integracja z systemami ubezpieczycieli i PowerBI
Obszar Skalowalność
Przed Trudna przy nowych partnerach
Po
Konfiguracja zamiast mini-projektu
Obszar Audyt i historia
Przed Brak
Po
Pełna historia i możliwość audytu

Chcesz, aby rozliczenia Twoich partnerów były szybkie, bezbłędne i w pełni przejrzyste?

Sprawdź, jak wdrożenie centralnego systemu we4MED może usprawnić przyjmowanie danych, automatyzację procesów i raportowanie w Twojej organizacji.
Umów bezpłatną konsultację