Jak zaplanować wdrożenie systemu zarządzania produktami?

Gratulacje! Dokonałeś właściwego wyboru, wybierając rozwiązanie PIM. A teraz nadszedł czas na kolejną ważną sprawę, która odegra kluczową rolę w podjęciu decyzji o tym, czy Twoja strategia zarządzania danymi produktów zawiedzie, czy odniesie sukces. Oczywiście mówimy o oprogramowaniu PIM wybranym przez Ciebie. :)

Podstawowe zadania, które przedsiębiorstwa robią przed wyborem jakiegokolwiek oprogramowania, to:

• Zgromadzenie właściwych decydentów, określenie „stanu obecnego” i „stanu pożądanego”,
• Ustalenie planowanego budżetu (i trzymanie się go już w trakcie realizacji) ,
• Ustalenie parametry wyboru rozwiązania (w oparciu o koszt, wymagania, położenie geograficzne itp.),
• Zadawanie przygotowanych pytań dotyczących własnych wymagań dostawcom rozwiązań PIM.

Ale zaraz, czyż nie dotyczy to większości systemów informatycznych? W rozwiązaniach Product Information Management jest kilka dodatkowych elementów w porównaniu z innymi systemami. W tym artykule postaramy się to wyjaśnić w 5 prostych krokach.

1. Walidacja: Określenie podstawowych potrzeb:

Właściwe dopasowanie zaczyna się od oceny Twoich podstawowych wymagań i planów na przyszłość i jest zależne od Twojej obecnej architektury informatycznej. Podstawowe wymagania powinny być w idealnej sytuacji sklasyfikowane w skali potrzeb o znaczeniu krytycznym, wymagań podstawowych, pożądanych i „tych mile widzianych”. Przyszłe plany muszą obejmować strategiczne plany działania, potrzeby w zakresie skalowalności, kierunek działalności, dywersyfikację lub cele np. w zakresie fuzji i przejęć.

Jednak najbardziej złożonym i czasochłonnym czynnikiem w znalezieniu odpowiedniego systemu jest jego zgodność z istniejącą technologią i otoczeniem operacyjnym przedsiębiorstwa. Na przykład, czy nowy PIM łatwo zintegruje się z istniejącym oprogramowaniem i systemami? Czy dostosuje się do nich? A może obecne systemy będą musiały dostosować się do nowego PIM? Inną krytyczną potrzebą jest ustalenie, czy nowy PIM spełnia Twoje wymagania dotyczące bezpieczeństwa i architektury technicznej (stos technologiczny).

2. Identyfikacja: Poszukiwanie dostawców PIM:

Zacznij od ustalenia konkretnych kryteriów dotyczących tego, czego oczekujesz od dostawcy PIM. Jakie są dla Ciebie cechy niepodlegające negocjacjom? Jakie dodatkowe możliwości przydałyby Ci się na dłuższą metę? Niezbędne jest również poznanie klientów dostawców. Jak wiele branż i produktów potencjalny partner ma w swoim portfolio? Wolisz sprzedawcę, który obsługuje klientów z Twojej branży, czy może z branży pokrewnej? Czy zajmowali się projektem PIM na taką skalę jak Twoja? Czy dostawca jest obecny w twoim regionie geograficznym? Jak dobrze sprzedawca zna region, do którego należysz lub w którym działasz? Jeśli Twoja firma działa na wielu rynkach, czy dostawca może oferować wielojęzyczne funkcje oprogramowania? Po ustaleniu tych kryteriów możesz śmiało poprosić dostawców o prezentację.

3. Ocena: najlepsze rozwiązanie i najlepsze praktyki:

Aby znaleźć najlepsze rozwiązanie, firmy muszą przygotować POC (Proof of Concept), korzystając ze zbiorów danych Twojej organizacji, aby sprawdzić, czy cele mogą zostać osiągnięte. Możesz utworzyć reprezentatywny zestaw danych zawierający około pięciu przypadków użycia biznesowego i uwzględnić dane z odpowiednich zasobów cyfrowych należących do wielu kategorii produktów. Zasadniczo przypadki użycia muszą reprezentować każdy krytyczny etap od tworzenia, wzbogacania, zatwierdzania i publikowania produktów w kanałach.

Zaproś dostawców do konfigurowania rozwiązań dla Twoich przypadków użycia i zestawów danych. Sprawdź, co przedstawiają; sprawdź, czy możesz wprowadzić zmiany w aplikacji przy minimalnym szkoleniu technicznym. Oceń POC każdego dostawcy na podstawie elastyczności, kosztów, dostawy, partnerstwa, innowacyjności, jakości, ryzyka itp. Oceń, czy każdy dostawca przestrzega najlepszych praktyk w zakresie wdrażania systemu PIM. Na koniec sporządź listę 3 lub 5 najlepszych dostawców.

4. Negocjacje: przedstaw swoje warunki i poznaj warunki swojego dostawcy:

W miarę jak zbliżasz się do wyboru przyszłego dostawcy PIM, nadszedł czas, aby zagłębić się i podzielić się z nim swoimi warunkami. Wyjaśnij jednoznacznie swoje warunki. Określiłeś już swoje potrzeby; teraz poinformuj ich o swoich priorytetach. Na przykład, co jest dla Ciebie ważniejsze, PDS (Product Data Syndication) lub Web-to-print; jeśli oba, to w jakiej kolejności? Na ile priorytetem jest dla Ciebie automatyzacja „tłumaczenia informacji o produkcie do innych wersji językowych”? Czy istnieją jakieś warunki zgodności dotyczące dostawców lub partnerów, którzy dostarczają Ci dane produktów?

Oceń szczegóły techniczne propozycji, w tym potrzeby komercyjne, plany wdrożenia, opłatę licencyjną lub subskrypcyjną, całkowity koszt posiadania, warunki wsparcia, koszty dodatkowe itp. Postaraj się zrozumieć ich motywację do pracy z Twoim przedsiębiorstwem. Poza czynnikiem finansowym, jakie są ich oczekiwania względem współpracy? Jaki poziom zaangażowania Twojego zespołu byłby najbardziej odpowiedni, aby projekt przebiegał jak najlepiej? Postaraj sie teraz ustalic listę chierarchiczną spośród 3 lub 5 najlepszych dostawców.

5. Ocena wartości biznesowej:

Wróć ponownie do głównych powodów wdrożenia PIM. Czy chodziło o poprawę jakości danych, obniżenie kosztów operacyjnych, poprawę obsługi klienta, przyspieszenie wprowadzania produktów na rynek lub zwiększenie wydajności? Jeśli każdy z tych elementów jest istotny, to jeszcze raz – ustal priorytety. Możesz także pójść o krok dalej i określić swoje metryki dla tych miar. 

Czy Twoi partnerzy biznesowi, dostawcy lub sprzedawcy również czerpią jakąkolwiek wartość lub uzyskują dostęp do nowego PIM, który wybierasz? Ważne jest również informowanie „prawdziwych” interesariuszy (najwyższego kierownictwa). To oni będą w stanie lepiej dopasować przyszłą wartość biznesową PIM do planów strategicznych Twojej organizacji. Ponadto wdrożenia mogą wiązać się z pewnymi nowszymi kosztami, takimi jak nowa infrastruktura technologiczna lub rozbudowa zasobów. Przedsiębiorstwa mogą nie być do tego w pełni przygotowane w danej chwili. W związku z tym wartość biznesową należy również rozważyć pod kątem wszystkich tych czynników.

6. Co powinno być przygotowane po stronie wybierającego system PIM?

Oczywiście poza opisaniem struktury produktów, ich złożoności, wariantów, katalogów, ich relacji, obszar ten obejmuje również: strukturę systemów współpracujących oraz procesy związane z walidacją, budową contentu, publikacją (szeroko rozumianym cyklem życia produktu), materiałami marketingowymi. Obszar ten opisuje również role użytktowników systemu, wewnętrzne i zewnętrzne zespoły, które pacują nad kompletacja informacji. Cały ten zakres zostanie opisany w następnym artykule. 

Podsumowanie:

Po przeprowadzeniu wszystkich ocen biznesowych i technologicznych oraz wybraniu najlepszego rozwiązania, czas spojrzeć na ten projekt z szerszej perspektywy. Przedsiębiorstwa nadal będą potrzebować integracji z kanałami niższego szczebla, takimi jak handel cyfrowy, dystrybucja danych produktów i rynki. Kluczowym aspektem pozostanie to, w jaki sposób wybrany PIM pasuje do strategii marketingowej tych kanałów.

Z drugiej strony musisz zacząć przygotowywać organizację do PIM. Zapewnij kluczowym działom i użytkownikom niezbędne wskazówki i przygotowanie nie tylko w zakresie korzystania z PIM i tego, czego można się po nim spodziewać, ale uczyń ich częścią celu, któremu będzie służyć PIM, takim jak lepsza obsługa klienta, zwiększona wydajność i zwrot z inwestycji.

Na koniec pamiętaj, że ocena nie kończy się na wdrożeniu; zaczyna się od tego. PIM to oprogramowanie, które rozwija się w dynamicznym, ewoluującym środowisku i będzie wymagało ciągłego rozwoju i pracy nad nim.

Zapraszamy do skontaktowania się z nami w celu uzyskania więcej informacji na temat naszych produktów lub usług. Jesteśmy do Państwa dyspozycji poprzez formularz kontaktowy na naszej stronie internetowej pimcore, e-mail lub telefonicznie. Chętnie odpowiemy na wszelkie pytania i rozwiejemy ewentualne wątpliwości. Czekamy na Państwa wiadomość. 

Artykuł w oparciu o: pimcore.com