20 działów, setki Exceli – jedno rozwiązanie. Jak czołowa firma farmaceutyczna scentralizowała budżetowanie w zaledwie 3 miesiące

Szybkie fakty

Klient

Firma farmaceutyczna

NAZWA PROJEKTU / OBSZARU

Centralizacja i automatyzacja procesu budżetowania w systemie Matrix + integracja SAP

BRANŻA / TYP KLIENTA

Międzynarodowa firma farmaceutyczna / dział finansowy i kontroling

Klient

Międzynarodowy producent farmaceutyczny

Klient jest częścią międzynarodowej grupy farmaceutycznej z ponad 100-letnią historią i silną pozycją na rynku europejskim. Organizacja prowadzi działalność w Polsce, obejmując wiele obszarów biznesowych – od produkcji, badań i rozwoju oraz logistyki po HR, administrację i kontroling. Ze względu na złożoną strukturę i liczne działy firma poszukiwała rozwiązania, które usprawni planowanie finansowe oraz ujednolici proces budżetowania w całej organizacji.

Wyzwania przed rozpoczęciem projektu

Rozproszony proces budżetowania w Excelu – brak spójności danych.
Ręczne scalanie plików z różnych działów, różne formaty i struktury.
Częste wersjonowanie i błędy w danych.
Duża presja czasowa, szczególnie przed zatwierdzeniem budżetu w centrali w Budapeszcie.
Brak pełnej kontroli nad postępem procesu i integracji z SAP.

Cele projektu

Centralizacja danych budżetowych w jednym systemie.
Automatyzacja procesu weryfikacji, akceptacji i raportowania.
Usprawnienie współpracy między działami.
Integracja planowania z systemem SAP – możliwość porównania planu z wykonaniem.
Szybsze, bardziej przejrzyste i bezbłędne budżetowanie.

Rozwiązanie

Wdrożenie modułu kosztów jako kluczowego obszaru.
Warsztaty analityczne z działem kontrolingu i działami operacyjnymi.
Konfiguracja struktury organizacyjnej w systemie wraz ze ścieżkami akceptacji (kierownik → dyrektor → zarząd).
Import danych historycznych z Excela jako baza startowa.
Szkolenia użytkowników końcowych i wsparcie w trakcie budżetowania.

Korzyści

Jedno źródło danych – eliminacja rozproszonych plików Excel.
Harmonogramowanie procesu i blokowanie etapów edycji.
Walidacja i akceptacja danych zgodnie ze ścieżką organizacyjną.
Raportowanie i agregacja danych w module BI.
Dedykowane funkcje eksportu do Excela
Dwukierunkowa integracja z SAP – porównanie planu z wykonaniem.

Obszar / Problem

Przed wdrożeniem

Po wdrożeniu

Obszar Narzędzie

Przed Excel, brak spójności

Po Jedno środowisko budżetowe (Matrix)

Obszar Scalanie danych

Przed Ręczne, czasochłonne

Po Automatyzacja i standaryzacja

Obszar Czas przygotowania budżetu

Przed Długi, pracochłonny

Po Szybsze budżetowanie

Obszar Ryzyko błędów

Przed Wysokie

Po Walidacja, kontrola wersji

Obszar Integracja z SAP

Przed Brak

Po Dwukierunkowa integracja

Obszar Raporty

Przed Ręczne

Po Raporty w module BI

Obszar Kontrola postępu

Przed Brak

Po Pełna widoczność procesu

Dodatkowe korzyści

Znaczne odciążenie zespołu kontrolingu.

Większa przejrzystość i kontrola nad procesem.

Możliwość dalszej rozbudowy systemu na kolejne działy.

Ergonomia narzędzia i elastyczność w obsłudze zmian.

Twoją bolączką jest rozproszony proces budżetowania i tysiące plików Excel do scalania?

Zobacz, jak centralizacja w systemie Matrix może uprościć Twój proces i zminimalizować ryzyko błędów.